چگونه زمان مان را مديريت کنيم که وقت کم نياوريم؟

چگونه زمان مان را مديريت کنيم که وقت کم نياوريم؟

 
آيا زمانتان را به خوبي مديريت مي کنيد؟ اگر شما هم مثل اکثر مردم باشيد،‌احتمالا پاسختان مثبت نخواهد بود.

شايد احساس خستگي مي کنيد و اغلب مجبوريد تا دير وقت کار کنيد و درس بخوانيد تا پرو‍ژه هايتان را تحويل دهيد. شايد هم در ذهنتان در حال حرکت از بحراني به بحران ديگر هستيد و اين موضوع برايتان استرس زيادي را به دنبال دارد. بسياري از ما مي دانيم که مي توانستيم زمان را به شيوه بهتري مديريت کنيم اما تشخيص اشتباهاتمان در اين مسير و بهبود عملکرد کار دشواري است.

هرگاه بتوانيم زمان خود را به خوبي مديريت کنيم،‌به طور قطع در تحصيل و کار موفق هستيم و استرس کمتري را تجربه مي کنيم. ما مي توانيم زمان خود را به کارهايي اختصاص دهيم که در پيشرفت و موفقيت تحصيلي ما تغيير عمده اي ايجاد مي کنند. در اين مقاله به معرفي و بررسي اشتباهات رايج در مديريت زمان و ارائه راهکارهايي جهت فائق آمدن به آنها اشاره مي کنيم:
 
1 - ناکارآمدي در تهيه ليست کارها
آيا تا به حال اين احساس دردناک را داشته ايد که فراموش کرده ايد بخش مهمي از يک کار را انجام دهيد. اگر بله ،‌احتمالا از ليست انجام کارها استفاده نکرده ايد (يا اگر استفاده کرده ايد ممکن است به خوبي آن را به کار نگرفته ايد).
 
براي تهيه ليست انجام کاره بايد سه مرحله را انجام دهيد :
نوشتن فهرستي از تمام کارهايي که داريد. مي توانيد براي مرتب و واضح تر شدن ليست ها،براي حوزه هاي مختلف مثلا شخصي، تحصيلي، کاري و خانوادگي ليست هاي جدا تهيه کنيد.
 
_ بهتر است براي کارهاي بزرگ مثل پرو‍ژه ها هر کار را به بخش هاي کوچک تر تقسيم کنيد. هرچه کارها را به بخش هاي کوچک تر تقسيم کنيد برداشتن گام ها برايتان آسان تر خواهد شد.
 
_ اولويت بندي: در ليست خود مشخص کنيد کدام کار اهميت بيشتر يا کمتري دارد . مي توانيد با شماره هاي 1، 2، 3، 4 ترتيب اهميت و ضرورت کارها را نشان دهيد.
                                                    
2 - نداشتن هدف گزاري شخصي
آيا مي دانيد که دوست داريد تا 6 ماه آينده کجا باشيد؟ 1 سال ديگر چطور؟ يا حتي 10 سال ديگر؟
اگر براي اين سوالات پاسخي نداريد،‌الان زمان آن است که اهداف شخصي تان را مشخص کنيد. هدف گزاري شخص براي مديريت صحيح زمان امري ضروري به حساب مي آيد. زيرا هدف ها به شما يک جهت گيري و چشم انداز به سمت انجام کارها مي دهد. وقتي که مي دانيد مي خواهيد به چه سمتي حرکت کنيد،‌ بهتر مي توانيد اولويت ها،‌زمان و منابع لازم براي رسيدن به آن هدف را مديريت کنيد. هم چنين هدف ها به شما کمک مي کنند که تصميم بگيريد چه چيز ارزش صرف زمان را دارد. لازم است که براي تدوين هدف هايتان نکات زير را رعايت کنيد.
 يک هدف خوب بايد :
 
1. دقيق و صريح باشد
ما بايد اهدافي را معين کنيم که دقيق و صريح باشند. اهداف بايد آنقدر دقيق و صريح باشند که دقيقاً مشخص شود بايد در چه جهتي حرکت کنيم. صراحت هدف هم به اندازه جهت اهميت دارد.
 
2 . قابل اندازه گيري باشد
هدف را بايد بشود اندازه گرفت. براي ارزيابي پيشرفت نياز به اعدادي داريم که با هم مقايسه کنيم. اگر مي خواهيد پولدار بشويد کافي نيست که هدف تان اين باشد که پول در بياوريد. مقدار پولي را که مي خواهيد به دست بياوريد در چارچوب زماني مشخص اعلام کنيد. کميت هدف را بايد بتوانيد اندازه بگيريد تا بتوانيد اگر لازم شد در طول مسير اعمال خود را تنظيم کنيد.
 
3. قابل دستيابي باشد
هدفي که دسترسي به آن ممکن نباشد شخص را به اندازه کافي برنمي انگيزاند. خيلي ها فکر مي کنند هرچه هدف بزرگتر باشد بيشتر براي رسيدن به آن تلاش مي کنند اما همان طور که از قديم گفته اند سنگ بزرگ علامت نزدن است. مغز خيلي زود هدف خيلي بزرگ را کنار مي گذارد چون خود شما هم باور نداريد که بتوانيد آن را عملي سازيد.
 
4 . واقعي باشد
بايد در هدف گذاري با خودمان صادق باشيم. افزايش 50 درصدي معدل پايان ترم، وقتي که بيشتر وقت تان را پاي تلويزيون صرف ديدن فوتبال يا سريال مي کنيد از واقع گرايي به دور است. اگر هدف تان واقعي نباشد مغز باز هم آن را نديد مي گيرد. هدفي انتخاب کنيد که براي خودتان معقول باشد.
 
5 . محدوده زماني تعيين کنيد
زمان تنها منبعي است که کاملاً يکسان در اختيار همه قرار گرفته است. اين منبع ارزشمند موفقيت يا شکست شما را رقم مي زند. برنامه اي که چارچوب زماني براي آن تعريف نشده محقق نمي شود چون انسان تمايل ذاتي براي به تعويق انداختن کارها دارد. اگر زمان را محدود کنيد به خودتان پيام مي دهيد که بايد به انجام کارهايتان متعهد باشيد.
 
3 - نداشتن اولويت بندي
تا چند روز ديگر امتحان ميان ترم داريد و در حال حاضر زمان خود را صرف پيدا کردن اطلاعات درباره پروژه ي پايان ترم مي کنيد. درست است که پروژه ي شما مربوط به يکي از واحدهاي درسي مهمتان است اما منطق اولويت بندي حکم مي کند که شما در حال حاضر به امتحاني بپردازيد که يک امر فوري محسوب مي شود. بهتر است در ليست انجام کارها در جلوي هرکار بنويسيد که اين کار چقدر مهم و فوري است.
 
_ کارهاي مهم و فوري
کارهايي که در اولويت اول قرار مي‌گيرند معمولا انجام مي‌شوند، زيرا هم اهميت زيادي دارند و هم بايد در بازده زماني معيني به اتمام برسند. کساني که زياد تعلل مي‌کنند، ممکن است براي به تعويق انداختن اين نوع کارها بهانه‌تراشي کنند.
 
_ کارهاي غيرمهم و فوري
کارها از نظر فوريت روي يک طيف قرار دارند که در يک سوي آن کارهاي غيرفوري، (در واقع همان کارهاي عادي که انجام آنها فوريت ندارد) و در سوي ديگر کارهايي قرار دارند که از فوريت بالايي برخوردارند مانند سررسيدهاي کاري، موعدهاي مقرر، کارهايي که از طرف مافوق ارجاع شده‌اند.
اولويت‌هاي نوع دوم کارهايي هستند که بايد ظرف مدت کوتاهي آنها را انجام دهيم. بايد به ياد داشته باشيم که اين کارها اغلب ارزش خاصي ايجاد نمي‌کنند، پس نبايد وقت زيادي صرف آنها کرد.
 
_ کارهاي مهم و غيرفوري
شايد بتوان گفت مديران موفق کساني هستند که کارهاي مهم و غيرفوري را به درستي تشخيص مي‌دهند. شناخت اين دسته از کارها به مديران کمک مي‌کند زمان بيشتري براي خود خلق کنند منظور از ذخيره زمان با حذف کارهاي غيرمهم و غيرفوري اين نيست که صرفا حيطه تفريح يا آسايش خود را گسترش دهيم، بلکه هدف اين است که به خاطر انجام کارهاي عادي و روزمره از انجام کارهاي مهم و حياتي غفلت نورزيم.
 
_ کارهاي غير مهم و غير فوري
شايد بتوان گفت کارهاي اين دسته را مي توانيد به تاخير بيندازيد يا آنها را حذف کنيد . زيرا انجام ندادن آنها لطمه اي به عملکرد شما نمي زند.
 
4 - شکست در مديريت حواس پرتي ها            
آيا مي دانيد که بسياري از ما ‌، 2 ساعت از هر روزمان را به دليل حواسپرتي ها از دست مي دهيم؟ فکر کنيد که چه کارهايي را مي توانيم انجام دهيم اگر اين زمان را به کار بگيريم.
خواه اين زمان ناشي از پرداختن به ايميل ها ،‌چت کردن يا تماس هاي تلفني غيرضروري باشد،‌در هر صورت حواس پرتي ها مانع از اين مي شوند که ما به صورت رضايت بخش و با 100 درصد توانايي و انرژي مان کارها را انجام دهيم. اگر مي خواهيد بر روز خود کنترل داشته باشيد و کارتان را به نحو احسن انجام دهيد، بسيار ضروري است که بدانيد چگونه حواس پرتي ها و کارهاي غيرضروري را به حداقل برسانيد. براي مثال زماني که نياز به تمرکز داريد تلفن همراه خود را در حالت بي صدا قرار دهيد و به دوستان يا کساني که باعث حواس پرتي شما مي شوند با احترام نشان دهيد که آنها مززاحم کار و درس خواندن شما هستند.
 
5 - به تعويق انداختن کارها 
به تعويق انداختن زماني اتفاق مي افتد که شما کارهايي را متوقف مي کنيد که بيش از ديگر کارها نيازمند رسيدگي هستند. زماني که کاري را به امروز و فردا موکول مي کنيد ،‌در درون خود احساس گناه مي کنيد از اينکه چرا کار را شروع نمي کنيد. مدام براي اينکه حواستان را از آن کار منحرف کنيد،‌زمان خود را صرف کارهاي کمتر ضروري مي کنيد. بنابراين معمولا کارهاي نيمه تمام زيادي داريد يا به دليل کمبود وقت در زمان پاياني،‌کارها را به صورت رضايت بخش انجام نمي دهيد. 
يکي از روش ها براي مبارزه با به تعويق انداختن اين است که به خودتان بگوييد " فقط 10 دقيقه روي اين پروژه کار کن". يا اينکه به خودتان يادآوري کنيد که لازم نيست به يکباره تمام کار را از ابتدا تا انتها انجام دهيد. بلکه در ليست انجام کارها قدم هاي کوچک ابتدايي هر کار را بنويسيد و براي آن اقدام کنيد. مثل اگر کار شما " تعيين موضوع پروژه "است مي توانيد بنويسيد:
-تماس با يکي از دوستان و مشورت با او
-رفتن به کتابخانه و مطالعه يک پايان نامه
 
6 - نداشتن قدرت "نه" گفتن
آيا شما هم فردي هستيد که "نه" گفتن به ديگران برايتان سخت است؟ اگر بله احتمالا براي کارهاي زيادي متعهد شده ايد. اين مسئله باعث عملکرد ضعيف،‌استرس و کمبود وقت مي شود.
 
7 - تلاش در زمان خستگي
برخي از افراد يک تمايل ناخودآگاه به پرمشغله بودن دارند. زيرا به نظرشان اينگونه فعال تر هستند . اما متاسفانه " شلوغ و پرکار بودن " به ندرت به معناي فعال و موثر بودن شماست.
 
8 - انجام چند کار همزمان باهم
مريم براي اينکه بهتر از زمانش استفاده کند، ايميل هايش را پاسخ مي دهد در حاليکه با همکلاسي اش در مورد يک مسئله تلفني صحبت مي کند. در حاليکه مريم فکر مي کند که اين کار يک استفاده خوب از زمان است، حقيقت اين است زماني که چند کار را باهم انجام مي دهيد در مقايسه با زماني که هر يک از کارهاي ليست را به صورت جداگانه به پايان مي رسانيد، 20 تا 30 دقيقه بيشتر است. نتيجه کار مريم اين استا که هر دو کار را ضعيف انجام مي دهد.
 
9 - نداشتن استراحت 
شايد بتوانيد 8 تا 10 ساعت درس بخوانيد يا کار کنيد اما براي هيچ کس ممکن نيست که در اين زمان متمرکز بماند. استراحت هاي کوتاه در بين ساعات مطالعه يه مغز شما کمک مي کند با توانايي و خلاقيت بيشتري فعاليت کند. قدم زدن تا کنار پنجره و چند نفس عميق، نوشيدن يک ليوان چاي يا قهوه يا حتي انجام يک مديتيشن کوتاه مي تواند انرژي خوبي به شما بدهد.
 
10 - برنامه ريزي نا متناسب با سيستم بيولوژيک
آيا شما يک فرد صبحي هستيد؟ يا احساس مي کنيد انرژي تان بعدازظهر در اوج است؟ همه ما ريتم هاي متفاوتي داريم. پس بهتر است با آگاهي از زمان اوج خود بهتر براي انجام کارهاي مهم برنامه ريزي کنيم.